沧州市行政机关公文处理实施细则
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沧州市行政机关公文处理实施细则
沧州市行政机关公文处理实施细则
沧政发[2003]14号 2003年6月27日
第一章 总 则
第一条 为使全市各级行政机关的公文处理工作规范化、制度化、标准化，根据国务院《国家行政机关公文处理办法》和《河北省国家行政机关公文处理实施细则》有关精神和要求，制定本细则。
第二条 行政机关的公文（包括电报，下同），是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。
第三条 公文处理指公文的拟制、办理、管理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条 公文处理应当坚持实事求是、精简高效的原则，做到及时、准确、安全、保密。
第五条 各级行政机关办公室是公文处理的管理机构，主管本机关的公文处理工作并指导下级机关的公文处理工作。
第六条 各级行政机关的办公室应当设立文秘部门或配备专职人员负责公文处理工作。负责公文处理的文秘人员应当忠于职守，尽职尽责，具备相关专业知识。
第二章 公文种类
第七条 行政机关的公文种类主要有：
（一）命令（令）
适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。
（二）决定
适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
（三）公告
适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
（四）通告
适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。
（五）通知
适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。
（六）通报
适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
（七）议案
适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。
（八）报告
适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
（九）请示
适用于向上级机关请求指示、批准。
（十）批复
适用于答复下级机关的请示事项。
（十一）意见
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（十二）函
适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
（十三）会议纪要
适用于记载、传达会议情况和议定事项。
第三章 公文格式
第八条 公文格式一般由眉首、主体和版记三部分组成。
第九条 公文眉首。指首页横线以上部分，包括发文机关标识、发文字号、秘密等级和保密期限、紧急程度、上行文的签发人和会签人。眉首部分一般占首页的三分之一到五分之二。
（一）发文机关标识（俗称公文版头）。主要包括政府文件、政府办公室文件、政府令、政府常务会议纪要、市长办公会议纪要、专题会议纪要、政务通报。政府及办公室文件一般有两种：一种是印明发文机关全称或规范化简称并加“文件”二字（俗称“大字头”文件）；一种是印明发文机关全称或规范化简称不加“文件”二字（俗称“小字头”文件）。发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称，文字用红色套印；联合行文主办机关排列在前。
（二）发文字号。包括机关代字、年份和序号。发文字号置于发文机关标识之下，红色横线之上居中位置。机关代字：市政府大字头文件用“沧政发”，小字头文件用“沧政字”，请示类文件用“沧政请”。市政府办公室大字头文件用“沧政办发”，小字头文件用“沧政办字”。年份用全称，用方括号括起来。年份、序号用阿拉伯数字，不编虚位，不加第字；函件一般用政府及办公室专用信笺，代字为“沧政函”和“沧政办函”；政府令发文字号用“第xx号”，按市长任期编序；常务会议纪要用“〔xxxx〕x号”，市长办公会议纪要用“纪要（xxxx）x号”，专题会议纪要用专题纪要[XXXX]x号。联合行文只标明主办机关发文字号。各级政府及政府各部门参照市政府的发文字号确定自己的发文字号。
（三）涉及国家秘密的公文，视机密程度，在公文首页右上角标明“秘密”、“机密”、“绝密”及保密期限。“绝密”、“机密”级公文应标明份数序号，份数序号标在眉首左上角。
（四）紧急公文，根据紧急程度分别在公文首页右上角标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。同时是秘密公文的，上标紧急程度，下标机密程度。
（五）上报的公文，在首页注明签发人、会签人姓名。签发人、会签人姓名标注在发文字号右侧适当位置。“请示”类公文在附注处注明联系人的姓名和电话。
第十条 公文主体。主要包括标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、机关印章、附注、附件。
（一）公文标题一般由发文机关名称、内容和公文种类三部分组成。
标题应当准确简要地概括公文的主要内容，一般应标明发文机关，并准确标明公文种类。要根据字数多少合理分行排列。
除发布或转发行政法规、规章性公文加书名号外，标题中一般不用标点符号。
（二）主送机关是指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。除通告、公告、会议纪要外，公文必须标明主送机关。主送机关一般应当位于标题之下，在正文上方顶格书写。命令、决定类公文，主送机关可置于尾栏部分抄送机关之上。
（三）公文的文种，应当根据行文目的、发文机关的职权与主送机关的行文关系确定。
（四）结构层次序数。第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1、”，第四层为“（1）”。
（五）引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。计量使用国家法定计量单位。
（六）文内使用非规范化简称时，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式时，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
（七）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
（八）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。附件标题置于正文之后、成文时间之前，与主件一起装订。
（九）公文如有附注，应列成文时间之下左侧，用圆括号括起来。
（十）用印。公文除“会议纪要”、“政务通报”和以电报形式发出的以外，正式文件加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章。联合下发的公文，联合爱文机关都应当加盖印章，主办部门排列在前，协办部门排列在后。用印位于成文时间的中上侧，上不压正文，下骑年盖月。命令类公文，套印行政首长名毒。
第十一条 公文版记。主要包括主题词、抄送机关、印制版记。
（一）公文应当标注主题词。主题词标注在落款之下、抄送栏之上，词目之间有一个汉字的间隔。上行文应当按照上级机关的要求标注主题词；下行文从本级行政机关的主题词表中选择。
（二）抄送（抄报）机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。抄送（抄报）栏设在公文末页下端、印制版记之上。
（三）印制版记包括公文制发（翻印）机关名称、印发（翻印）日期和份数。
第十二条 公文印制标准。
（一）公文用纸采用国际标准A4型，纸质52克以上，左侧装订，双面印刷，成文纸幅面市政府文件标准为2 l 0 mmx 2 9 7 mm。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。文字一律从左向右横排。
（二）版面格式。每页上空37mm，下空33mm，左右各空28．5mm。页号距底边15mm。每页22行，每行28个字。首页正文题目距文件头红线空两行，正文与大题目空一行。发文字号居文件头与红线之间居中位置。领导签名居红线之上右侧位置。首尾不要页号。版记不管是否有正文，均放置在最后一页下端。
（三）正文格式。大题目用2号标宋字体，居中横排；正文包括小题目用3号仿宋字体；主题词三字用3号黑体字体加冒号，主题词内容用3号标宋字体；抄送、落款用4号仿宋字体。年份用阿拉伯数字。
第四章 行文规则
第十三条 行文应当确有必要，注重效用。
第十四条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不越级请示和报告。因特殊情况或突发事件，如重大社情和严重自然灾害等紧急事项确需越级行文时，应当抄报被越过的上级机关。
第十五条政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。
第十六条 各级政府办公室，根据需要并经政府负责人批准，可以代表本级政府行文。部门内设机构除办公室外不得对外正式行文。
第十七条 同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以联合行文；政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。
第十八条 属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办部门。须经政府审批的事项，经政府同意也可以由部门行文，文中应当注明经政府同意。
第十九条 属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。
第二十条 部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。
第二十一条 向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄报直接上级机关。
第二十二条 “请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。
“请示”、“报告”不得混用、并用，“报告”不得夹带请示事项。
第二十三条 各地和部门间能够通过协商解决的问题，不应向政府请示，下级政府需同上级政府部门协商解决的问题，应直接发函联系，不要报经上级政府转办处理。
第二十四条 受双重领导的机关向上级行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。
第二十五条 拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级机关协调或裁定。
第二十六条 成文日期，以负责人签发日期为准，联合行文以最后签发机关负责人签发日期为准。电报以发出日期为准。
第五章 制文规程
第二十七条 制文规程指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、分发等程序。
第二十八条 公文草拟。属于部门主管范围内的工作需要政府发文时，一般由部门代拟文稿；涉及两个以上部门时，一般由一个部门牵头共同起草；综合性公文，一般由综合部门或者办公室拟稿。起草公文所依据的参考资料，应当附在文稿之后，一并送审。
第二十九条 公文审核。公文签发前要严格审核。审核的重点是：文稿内容是否符合党和国家的方针、政策以及法律、法规、规章；是否确需行文，行文方式是否妥当；是否符合行文规则和拟制公文的有关要求；公文格式是否符合本实施细则的规定等。凡拟上报下发的市政府及办公室正式文件，包括部门代政府起草的文件，承办科室要从内容到形式认真进行审核阅修，尤其是要把好政策、文字关。承办科室审阅无误后，送秘书长、副秘书长、主任、副主任审核。涉及法律法规的，要送市政府法制办公室审核。需市政府领导审核的，要报经有关领导审核。对不需要行文或者可以由主管部门行文的，提出意见报经领导同意后，退主办部门。
第三十条 公文签批
（一）市政府向省政府的请示、报告，市政府发布的决定、命令和规范性文件，向市人大及其常委会提出的议案等，由市长或市长委托负责常务工作的副市长签发。
（二）以市政府名义制发的常规性文件，由分管副市长签发；以市政府办公室名义发文，属市政府办公室职权范围内的由秘书长或办公室主任签发；转发各部门的文件，经分管副市长同意后由秘书长、副秘书长签发，涉及重大问题的，报市长或常务副市长同意后由秘书长签发。
（三）市委、市政府联合行文，由市政府领导审批后报市委签发；市委、市政府领导同志已有明确同意意见的，如无原则性修改，经市政府秘书长审批后报市委签发；市委办公室、市政府办公室联合行文，经市政府秘书长或办公室主任审批后报市委办公室签发。
第三十一条 公文印发。公文经有关领导签发后，承办科室负责送文秘科登记、编号并由文秘科负责复核审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全、规范等。登记、复核后，送主管文秘工作的副主任签署意见并交文印室印刷。文件印成后，文印室负责送交机要室，由机要室按规定程序及时分发。
第六章 公文管理
第三十二条 公文由文秘部门统一管理。
第三十三条 收文办理。由文秘科室负责签收、分类、登记和运转。
（一）上级来文，由机要室负责签收、登记并运转。收到上级来文后，机要室负责填写公文处理笺和呈报意见，报主管文秘工作的副主任签署意见后，呈送有关领导和承办科室。
（二）下级来文，一般由文秘科室负责签收、登记、审核、筛选并运转。收到下级来文后，文秘科室负责填写公文处理笺和呈报意见，报主管文秘工作的副主任签署意见后，呈送有关领导和承办科室。
（三）各部门、各县（市、区）政府的请示、报告，要根据呈报内容，明确一个主送机关，严禁一文多头报送。凡多头报送的，市政府不予受理。报送市政府的请示、报告，要直接报送文秘科。除市政府领导同志直接交办的事项外，不得直接报送领导同志个人，市政府领导同志个人原则上不受理直报材料。
（四）部门代政府起草的文件、领导讲话、汇报材料等，按照领导同志分工分别呈报有关承办科室，由承办科室负责签收、阅修、呈批并运转。涉及法律、法规的，呈报市政府法制办公室审核。
（五）秘密文件办理。密级文件统一由机要室办理。收到秘密文件，按保密规定和时限要求，登记编号后送办公室主管领导批示，按批示意见呈送有关领导阅示。需收回的密级文件要按期收回。机密以上文件要专柜存放，定期清点，按规定处理。
（六）公文传阅。传阅公文，应当履行登记手续。随时掌握公文去向，避免漏传、误传和延误。公文传阅要建立传阅（退）制度。传阅秘密公文，按有关保密规定办理。
第三十四条 审批承办。公文审批按市政府领导同志分工负责的原则办理。由秘书长、副秘书长、主任、副主任及所属科室承办。
（一）对需要办理的公文，文秘科室负责挂笺、提出呈报意见，送主管文秘工作的办公室副主任按领导分工批呈，并按批呈意见送有关承办科室。承办科室负责送交分管秘书长、主任，由分管秘书长、主任提出拟办意见后送市政府主管领导批示，按领导批示意见办理。需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文，应当明确办理时限。对不符合本实施细则规定的公文，经办公室负责人批准后，可以退回呈报单位并说明理由。
（二）重大问题，由主管副市长提出意见后转呈市长或常务副市长批示。问题复杂、涉及面广需提交市长办公会或政府常务会决定的问题，按规定程序办理。
（三）审批公文，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意。没有请示事项的，圈阅表示已阅知。
（四）承办科室对交办的公文要及时办理，不得延误、推诿。紧急公文要按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。简单的请示事项，把领导批示意见当日电话通知请示单位。需转交有关部门办理的事项，把领导批示和原件复印件及时转交有关部门办理。需要行文批复的，由承办科室负责起草批复，按行文程序下发文件。需要协调的事项，送有关秘书长、副秘书长协调、落实。
（五）下级的请示、报告办结后，由承办科室负责把领导批示原件退文秘科保存。其他公文批示件原件由承办科室妥善保存，年终交档案室归档。
第三十五条 公文归档。公文办理完毕后，由档案室负责对归档范围内的公文，按照《中华人民共和国档案法》和其他有关规定要求，及时整理（立卷）、归档。
（一）档案室负责归档文件资料的收集、汇总和按规定要求立卷，保证归档公文的齐全、完整。
（二）各科室对归档范围内的文件、资料，要妥善保管，年终整理好送交档案室归档。个人不得保存应当归档的公文。
（三）联合办理的公文，原件由主办机关整理（立卷）、归档，其他机关保存复制件或其他形式的公文副本。
（四）本机关负责人兼任其他机关职务，在履行所兼职务职责过程中形成的公文，由其兼职机关整理（立卷）、归档。
（五）归档范围内的公文，要分类明确保管期限，并按有关规定定期向档案部门移交。
（六）查阅借阅档案资料，须按文件等级经有关领导批准，并严格执行查阅借阅制度，按规定程序办理。
第三十六条 公文翻印。上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，下一级机关如需要，经负责人或者办公室主任批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。翻印应当与原正式文件同样管理。公文复印件作为正式公文使用时：应当加盖复印机关证明章。
第三十七条 公开发布。行政机关公文公开发布，必须经发文机关批准。
第三十八条机关合并时，全部公文应当随之合并管理。机关撤销时，需要归档的公文，整理后按有关规定移交档案部门。工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第三十九条 清退销毁。由文秘科负责，每年对该清退的文件进行清退。清退回的不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公室负责人批准，可以销毁。销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文（含密码电报）应当进行登记。
第四十条 密码电报的使用和管理，按照有关规定执行。
第四十一条 电子文件的管理，另作规定。
第四十二条 本细则自发布之日起施行。原有规定和标准与本细则不一致的，以本细则为准。
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